به نظر می رسد، بیشتر اوقات اولین تماس پدر و مادرها با مطب دندانپزشکی با تماس تلفنی برقرار می شود. نخستین گفت و گوی بین پدر و مادر و مسئول پذیرش مطب خیلی مهم است. مکالمه مزبور این امکان را می دهد که در اولین فرصت با شیوه خوشایند و مختصر به پرسش ها و نگرانی های پدر و مادر پاسخ داده و به آنها وقت ملاقاتی را پیشنهاد کرد. مسئول پذیرش مطب باید صدای گرم و دوستانه داشته باشد و بتواند به خوبی با طرف گفت و گو رابطه برقرار کند. پاسخهای مسئول پذیرش باید پدر و مادر را مطمئن سازد که به سلامت و بهروزی کودک توجه ویژه ای می شود.
اطلاعاتی که هنگام این گفت و گو توسط مسئول پذیرش به دست می آید، پرونده اولیه دندانپزشکی بیمار را تشکیل می دهد. پر کردن فرم اطلاعات بیمار، روش ساده و در دسترس برای گردآوری اطلاعات اولیه ضروری است
البته، بسیاری از مطب های دندانپزشکی در حال حرکت به سمت دریافت اطلاعات به طور برخط (آنلاین) از وب سایت و تکمیل پرونده بیمار برای استفاده، حتی پیش از آن که پدر و مادر برای گذاشتن قرار ملاقات تماس تلفنی بگیرند یا اینکه به طور آنلاین وقت بگیرند هستند. مطب ها نیاز به ایجاد امکاناتی دارند تا بتوانند سامانه های اطلاعات بیمار خود را برای این تغییرات بسیار سازنده مدیریت کنند.